Le applicazioni e i siti per riunioni digitali in questo periodo hanno avuto un ovvio e clamoroso boom alimentato dalle condizioni cui siamo stati obbligati dalle necessarie misure cautelative imposte dal contenimento dell’Epidemia di Coronavirus – Covid19. Come usarli al meglio: le cose da fare e da non fare nei meetings on line.
L’antesignana di tali app era stata Skype che fu introdotta nell’ormai lontano 2003 come alternativa alla normale linea telefonica grazie alla trasmissione attraverso la linea dati, ma quasi subito venne abbinata la chat e la possibilità di scambiare file per poi includere le, all’epoca modernissime, videochiamate.
Diciamo pure che Skype non è mai entrata nel “costume” di massa in Italia anche perchè le linee dati non erano un granchè almeno fino a una decina di anni fa.
Tornando a questi strani giorni di quarantena che stiamo vivendo, fatte salve le categorie come medici, paramedici, forse dell’ordine, addetti dei supermercati, trasportatori e altri ancora cui va il nostro ringraziamento, per tutti gli altri questi strumenti digitali per incontrarsi sono l’unica soluzione per mantenere le relazioni con clienti e potenziali clienti e, soprattutto, per avviarne di nuove, gestire il proprio network di contatti e, last but not the least, per partecipare ad occasioni di formazione.
Prima di vedere in dettaglio come utilizzare al meglio questi strumenti che ci permettono di agire attraverso queste “uniche” occasioni di contatto e di marketing occorre però una riflessione (breve) sul tema della “Gestione della Crisi”.
Gestire la Crisi in una occasione come questa derivante da una epidemia che quindi colpisce tutti e non è pertanto un evento negativo generato da noi stessi significa, in poche ed essenziali parole, “esserci”, farsi vedere attenti e presenti dai propri stakeholders, dai propri contatti.
Occorre avere un piano, magari semplice, ma averlo, e reagire (senza qui dilungarci troppo su questi aspetti che abbiamo sviluppato in numerosi webinar molto approfonditi sull’argomento essendo una nostra specializzazione maturata nel tempo).
Quello che è importante sottolineare infatti è che alla fine di questa emergenza ci sarà chi avrà saputo gestire e agire e chi no.
Al centro di tutto c’è quindi la comunicazione all’esterno di quanto stiamo progettando, pianificando e realizzando e vi assicuriamo che, se non ci lascia deprimere, c’è tantissimo da fare. In questo contesto rientra la formazione on line che va sotto il nome di webinar: questo periodo può essere non solo di riflessione, ma di “riprogettazione” e quindi andiamo a formarci e seguire corsi on line per piallare qualche carenza e per imbastire nuove competenze. Azioni che ci faranno essere più pronti alla ripartenza e che alimenteranno la nostra autostima.
Attenzione però! In questo caso particolarissimo che è questa Crisi da Epidemia anche noi costituiamo un pubblico della nostra comunicazione. La pervasività totale del problema epidemia fa sì che dobbiamo anche parlare a noi stessi o meglio: ogni azione rivolta al nostro pubblico esterno coinvolge inevitabilmente anche a noi stessi.
Non dobbiamo difatti lasciarci andare e dobbiamo attivare quella caratteristica che è identificata da una delle parole più usate del momento: la resilienza.
Gli esperti ci suggeriscono di darci un programma giornaliero: sveglia piuttosto presto e più o meno allo stesso orario di prima dell’epidemia, darsi un programma di lavoro e degli obiettivi della giornata, programmare dell’attività fisica tutti i giorni, poca, ma programmata.
Il messaggio anche in questi casi è rivolto anche verso noi stessi: solo con questi segnali faremo sì che la nostra autostima e la nostra positività si incrementino anzichè “afflosciarsi”.
Tutta questa premessa è stata necessaria per evidenziare come i suggerimenti che andiamo a dare per avere un buona reputazione nel corso dei vari contatti in “videochiamata” (o altro) servono in primo luogo per noi stessi oltre che permetterci di utilizzare al meglio gli strumenti. Sulla base di queste riflessioni vi chiediamo allora di valutare i consigli che vi diamo e di farli vostri.
Vediamo quindi i nostri suggerimenti per un buon incontro digitale che esso sia un one to one, un meeting o un incontro di formazione.
Il Collegamento ideale.
Al primo posto, vuoi o non vuoi, sta la qualità del collegamento “dati”. Per chi ha ancora il cavo in casa e soprattutto un pc con l’attacco adatto ricordiamoci che questa modalità è quella che assicura il massimo del volume dati e quindi anche la migliore continuità del collegamento. Se non è disponibile il cavo scegliamo il punto della casa che coniughi la migliore copertura wi-fi con la migliore location (che vedremo dopo). Consigli per migliorare ulteriormente il collegamento: chiudere tutti i programmi e le app non necessarie e anche le altre pagine web aperte sul nostro browser.
Lo sfondo e la location della nostra call.
Come detto in questo momento il digital meeting è l’unica opportunità che abbiamo: cerchiamo di sfruttarla al meglio. Preferiamo quindi il punto della casa più “professional” disponibile. Se in casa è presente uno studio è quindi questo inevitabilmente il luogo migliore, altrimenti una postazione davanti alla libreria è perfetta. Altrimenti un divano (che in molte case è posizionato davanti a una libreria potrà andare bene purchè non ci rilassiamo troppo vista la estrema confidenza di questi giorni.Potete anche posizionarvi in altri punti della casa, ovviamente l’importante è evitare di mettersi con una finestra alle spalle in modo da poi attiviate l’effetto “Madonna di Medjugorje” e risultare evanescenti. Eviteremmo anche la camera da letto come scelta se non dettata dalla intervenuta esigenza di isolarsi magari dai figli che devono urlare e gioire mentre giocano alla play station in altre stanze che sarebbero state più consone per il nostro lavoro. In questi casi va ricordato che molte app permettono la possibilità di inserire un virtual background.
Questa opportunità ha a volte dato luogo a scene indimenticabili ad esempio grazie a spiagge assolate alle Maldive o cime innevate dell’Everest. Una visione suggestiva che implica la domanda: sei qui con me o altrove con la testa? Se abbiamo un logo per la nostra attività questa potrà essere un’ottimo virtual backgroundIn ogni caso lo sfondo virtuale ci permette di collegarci da dove vogliamo, ma proviamolo prima perchè alcune immagini ci fanno “sfumare” nell’immagine stessa: non tutte sono adatte.
Magari la soluzione migliore è inserire come sfondo proprio una libreria che quindi ci permetta di collegarci dalla nostra camera da letto senza essere troppo intimi. Per certi versi può andare bene anche la foto di un bell’ufficio…sarà anacronistica dato il momento, ma il messaggio di efficienza e di concentrazione sul nostro lavoro che vogliamo dare con l’occasione arriverà forte e chiaro.
L’aspetto e l’abbigliamento…contano!
Uno dei punti più dolenti dei virtual meeting di questi giorni. Lo ripetiamo: questo è uno strumento che può essere efficace oltre ad essere l’unico attivo e produttivo di questi tempi…sfruttiamolo al meglio!
Quindi per i signori: barba rasata e capelli pettinati. Per le signore stesso discorso per i capelli e un velo di trucco…non è necessario essere imbellettate come alla prima della Scala, ma occorre dare la sensazione di essere concentrati e che teniate a figurare in questo incontro con il/i vostro/i interlocutore/i. Lavorate sempre sulla vostra reputazione e la vostra immagine: magari riceverete una referenza o concluderete anche un’affare!
Lo sappiamo: la felpa è il “must” del momento. Ma per un incontro di lavoro e favorire la vostra stessa concentrazione cambiarsi per l’occasione con una bella camicia e magari…perchè no? Una giacca. Significa entrare maggiormente nel ruolo specie per i professionisti. Con la felpa guardiamo la televisione o giochiamo con il gatto, non sarà fondamentale, ma un cambio serve a noi per staccarci da uno status “pantofolaio”.Poi sappiamo tutti che siamo in casa e quindi che è…Per le signore non sarà certo necessario il tacco 12 o un tailleur, ma una camicia o una maglia saranno senz’altro apprezzate assieme al trucco minimalista di cui sopra.
Non puntate a restare trasandati “tanto non attivo il video”: se tutti sono in video non è educato apparire solo con il vostro nome scritto su una schermata nera e soprattutto parlare senza che si vedano le espressioni del vostro volto.
Ovviamente queste considerazioni valgono per chi usualmente svolge la propria attività con un abito piuttosto formale. Per chi si può permettere di essere sempre “disimpegnato” la felpa può andare benissimo, magari non quella del pigiama sia perchè un po’ si vede, ma per il tutto il discorso che abbiamo affrontato in merito alla “rigenerazione” che l’attenzione ai dettagli della riunione digitale deve comportare.
Il device e il suo posizionamento.
Possiamo collegarci con smartphone, pc o tablet. Sembrano tutti equivalenti, ma non è così. La telecamera del pc porta ad una inquadratura orizzontale in automatico mentre per il telefono e il tablet possiamo scegliere sempre tra orizzontale e verticale. Con il telefono la orizzontale è più larga, teniamone conto perchè potrebbero finire inquadrati dettagli che è meglio tenere nascosti. Un consiglio per il tablet e per il telefono in particolare, ma valido anche per il pc e la sua telecamera: evitiamo le inquadratura dall’alto verso il basso per cui sembra che si stia parlando a qualcuno steso per terra. Posizionare il device prescelto su un rialzo (ad esempio un faldone o un paio di libri) farà si che la telecamera sia più frontale ed eviteremo così che le vere protagoniste siano le nostre narici oppure che per tutta la durata del collegamento compaia on line solo la metà superiore della nostra testa assieme al soffitto di casa.
Le luci
Cerchiamo di predisporre la luce giusta perchè si veda bene il nostro viso e, visto che ci abbiamo lavorato, il nostro abbigliamento e il nostro sfondo (reale o virtuale che sia).
Gli accessori
Per i desktop un po’ vecchiotti la telecamera datata non rende solitamente una buona/ottima ripresa e incide molto quando la luce è scarsa, può quindi essere utile acquistare una di maggiore qualità (senza esagerare perchè se il computer è datato potrebbe non andare bene). Inoltre avvalersi sempre di auricolari con microfono non solo rende più professionale l’incontro, ma ci garantisce di ascoltare bene nonostante qualche rumore casalingo mentre per il microfono la nostra voce sarà più chiara e meno sovrapponibile dai soliti suoni casalinghi.
Consigli sparsi di contesto
Il gatto e/o il pupo che passano a favore di telecamera fanno simpatia e ci confermano che, anche se puntiamo a un incontro professionale, stiamo pur sempre vivendo una fase particolare della nostra vita da casa e rafforzano sottolineandolo il senso della cura degli altri dettagli che stiamo curando. Nulla di grave quindi. Molto di più lo è però il cagnolino che abbia in continuazione, dall’altra stanza.
Concentrazione (!)
Questi incontri e questi webinar non durano molto, se sono all’ora di pranzo cerchiamo di aver già mangiato anche se questo poi ci mette a rischio di “abiocco”, ma evitiamo di mangiucchiare mentre siamo collegati.Allo stesso modo stacchiamo le notifiche specie di whatsapp e soprattutto evitiamo di fare altro al pc nel mentre che siamo on line: si vede! State sul pezzo, non distraetevi. Tenete comunque un telefono a portata di mano poichè può essere utile per eventuali comunicazioni urgenti anche da parte delle persone che partecipano o stanno cercando di partecipare e non riescono.
Chiudete il microfono
Alcune piattaforme di digital meeting prevedono in automatico di “rendere muti” i partecipanti a mano a mano che entrano. Se lo aprite e parlate, magari intanto che inizia l’incontro, ricordate di chiuderlo anche se, come sapete, l’organizzatore può gestire il vostro microfono sia singolarmente che collettivamente. Chiudendo il microfono eviterete una parte dei rumori casalighi che naturalmente vengono prodotti. Per i meeting numerosi per chiedere la parola c’è il sistema dell’alzata di mano: apposita funzione digitale oppure alzando la vostra “vera mano” a favore di telecamera in modo che l’organizzatore vedendola possa darvi la parola per richiedere di intervenire, evitate di sovrapporvi e ricordate di far parlare anche gli altri. Inoltre se tutti sono in video è il caso che lo siate anche voi specie se è un meeting, diverso è il discorso per quel che riguarda un webinar nel qual caso è sicuramente più lecito non comparire in video pur essendo presenti.
Dopo l’epidemia non avremo un mondo migliore e quindi non avremo un cambio radicale. Quello che è certo che attività come lo smart working, ad esempio, saranno entrate nel nostro quotidiano. Allo stesso modo sarà molto più normale fare incontri via web e quindi questi consigli risulteranno utili anche quando la quarantena sarà finita. Le videoconferenze e i videoincontri saranno uno strumento utilissimo specie per prepararci al meglio agli incontri reali.
App per videochiamate di gruppo.
Piccola ricognizione su le app per videoconferenze e videochiamate.Il mercato vede tre protagonisti con prodotti sostanzialmente analoghi e che variano per alcuni dettagli e costi. Tutti e tre prevedono una versione gratuita per “approcciare”. Prevedono riunioni fino a varie centinaia di persone, meeting e webinar, coordinamento con calendari e social network, sfondi vari, condivisione schermo, codici di accesso e tutto quanto utile a un incontro digitale professionale.
Le elenchiamo rinviandovi ai tanti articoli presenti nel web e alle loro stesse pagine per le offerte dal momento che queste stanno cambiando rapidamente.
Per delle videochiamate senza pretese, specie per chiacchierare con pochi amici e colleghi
Per riunioni un po’ alternative
AltspaceVR una sorta di Second Life (chi se lo ricorda? Ma esiste ancora) finalizzato espressamente agli eventi. Con Avatar e spazi virtuali caratterizzabili
Jitsi Meet tutto gratuito, facile e immediato, sul sito si entra direttamente sull’evento, essenziali e (pare) affidabile.